MI es una Multinacional que posee sedes en 30 países del mundo. Quieren modernizar la manera en la que se gestionan los procesos de IT a nivel global para dar un mejor servicio a sus empleados. En primer lugar y dado que se había detectado una baja productividad en el departamento IT, se realizó una auditoría de procesos y se rediseñaron los flujos de trabajo para optimizarlos, eliminando “desperdicios” (concepto Lean). Más adelante, se seleccionó una herramienta de gestión de IT que diera soporte a los nuevos procesos y apoyara el proceso de transformación, permitiendo unificar la manera de hacer las cosas tanto dentro del área como en la relación entre IT y los empleados. Ahora la multinacional MI quiere: 1) Implantar y unificar en todos los países la herramienta a través de la cual se gestionarán las peticione e incidencias, así como la relación entre los empleados y el servicio de soporte técnico y 2) Implementar los nuevos procesos de IT en la nueva herramienta. Las formas de trabajo están evolucionando y cada vez se incorporan más herramientas digitales que ayudan a que éste sea más eficiente, en modalidad híbrida, con procesos o flujos mejorados, optimizando los recursos de la organización y disminuyendo con todo ello los costes. Estos cambios van sin duda, de la mano del factor humano que intenta adaptarse y aprender de la forma más rápida posible. Es por ello por lo que la implementación de una nueva herramienta o software en el día a día de la compañía y/o los cambios en los flujos de trabajo y comunicación puede causar problemas que repercutan en la eficiencia y buenos resultados de los cambios implantados. Recordemos que más del 60% de las causas de fracaso de proyectos están relacionados con el componente humano (rechazo, no adopción, mal uso...). Si analizamos el caso de la multinacional MI, los principales retos a los que se enfrenta son: Implantación global en todos los países. El punto de partida de cada uno de los países es distinto, ya que algunos de ellos ya utilizan una herramienta similar, otros se apoyan en el correo electrónico, y en otros los trabajadores se dirigen directamente a la mesa del compañero de IT para la resolución de la incidencia. Influye tremendamente la cultura de cada uno de ellos, la madurez digital, el nivel de adopción digital... Entonces, ¿podemos utilizar la misma estrategia para un país que para otro?Distintos perfiles en cada sede. No es igual el cambio que tiene que realizar el usuario peticionario que el técnico de IT que debe gestionar todos los procesos tras esa petición. ¿Por dónde empezamos?, ¿necesitamos una estrategia de implantación?, ¿debe esta adaptarse a los diferentes perfiles impactados? Estos retos tienen algo en común: las personas. La elaboración de una estrategia de gestión del cambio se convierte en fundamental para preparar y acompañar a las personas impactadas durante el proceso de transformación. Se ha de tener en cuenta no sólo los procesos y funcionalidades de la herramienta con los que se quiere hacer realidad los beneficios esperados de esta transformación, pero también el interés sobre el actor “trabajador” y sus procesos cognitivos y sociales (curva de aprendizaje, predisposición al cambio, cultura organizacional etc). El éxito del cambio implica no sólo que la tecnología dé el soporte esperado a los nuevos procesos, sino que estos sean adoptados y ejecutados por las personas de acuerdo a las nuevas formas de trabajo que este cambio requiere. Desde nuestra experiencia consideramos importante: Planificar una estrategia realista con objetivos a corto (“quick wins”) y medio plazo, teniendo en cuenta a todos los actores implicados, creando una red de cambio interna sólida que ayude a impulsar el cambio internamente.Diseñar y desplegar los planes de acción necesarios para preparar y acompañar a la organización para el cambio, y hacer que éste sea bien percibido, acogido y asimilado por los trabajadores.Asegurar que se consolida el cambio.Medir los resultados confirmando el éxito del proyecto. Incluir la gestión del cambio como parte de las nuevas iniciativas, elaborar una estrategia sólida y establecer un proceso de mejora continua son básicos para detectar y evitar resistencias y una serie de consecuencias no deseadas tales como: Desuso de la nueva aplicación y uso continuado de los antiguos procesos.Pérdida de confianza y rechazo por parte de los empleados en nuevos proyectos y la organización.Que no haya mejora en la productividad o cuellos de botella por mal uso del sistema.Duplicidad de tareas.Pérdida económica del coste del proyecto. En resumen, es importante no solo establecer una estrategia clara, sino adaptarla a las características de la organización, nivel de madurez en ejecución de proyectos y en gestión del cambio, y sobre todo tener en cuenta la cultura organizacional. Si quieres saber más sobre la gestión del cambio, ponte en contacto con nosotros y te contamos. En DXC contamos con un equipo de especialistas en este ámbito.