In 10 Wochen zur Produktivsetzung

Dies ist ein DXC WebScan Bericht des Bundesamts für Soziale Sicherung

Projektziel

Im Oktober 2021 kontaktierte das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) DXC Technology mit dem Wunsch, eine Lösung für ersetzendes Scannen einzuführen. Aufgrund der im BAS bereits begonnenen Pilotphase für eine flächendeckende und sämtliche schriftgutverwaltenden Prozesse berücksichtigende Einführung der E-Akte Bund, bestand ein dringender Bedarf, auch den Posteingang rasch und rechtssicher zu digitalisieren. Die Einführung und Produktivsetzung einer Scanlösung musste schnell erfolgen, spätestens zum nächsten Rolloutschritt Mitte Januar 2022.

Umsetzung

Neben der eigentlichen Software zum ersetzenden Scannen erbrachte DXC Services in Form von Best-Practice-Vorgehen. Als weitere Bestandteile der DXC WebScan Projektleistungen wurden kunden­individuelle Beratungsleistungen und eine qualitätsgesicherte Standarddokumentation eingebracht.

In Verbindung mit der umfangreichen Erfahrung der DXC WebScan Fachberater, den bereits erarbeiteten konzeptionellen Grundlagen und der effektiven Projektsteuerung seitens des BAS war es so möglich, in nur zehn Wochen das Projekt von der Anforderungs­analyse bis zur Produktivsetzung zu bringen.

Projektkontext

Das BAS führt die Rechtsaufsicht über die bundes­unmittelbaren Träger der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung sowie Renten- und Unfallversicherung. Darüber hinaus administriert das BAS zentrale Finanz­ströme in der Sozialversicherung, wie den Gesundheitsfonds der Krankenversicherung, den Ausgleichsfonds der sozialen Pflege­versicherung oder den Bundeszuschuss zur Rentenversicherung; es erledigt zudem weitere vielfältige Aufgaben.

Die Digitalisierung und die Transformation der Arbeitswelt wurde im BAS durch die Amtsleitung als strategisches Kernthema gesetzt und wird „von oben“ durch eine Stabsstelle gesteuert. Grundlegende IT-Services, u.a. die E-Akte Bund (EAB) oder Onlinezugangsgesetz-Leistungen (OZG), werden konsequent und zügig eingeführt und abteilungsübergreifend koordiniert.

Durch den projektierten kurzen Zeitraum für die flächendeckende Ersteinführung der EAB war es notwendig, die elektronische Bearbeitung und Weiterverarbeitung der Posteingänge des BAS ebenfalls in die digitale Arbeit einzubeziehen und mit einer technischen Lösung zu unterstützen. Ein Konzept für das Scannen lag bereits vor, in dem u.a. die Notwendigkeit eines rechtssicheren Schriftgutverkehrs mit Gerichten und demzufolge die Sicherstellung des Beweiswerterhalts gescannter Posteingänge festlegt ist.  Zudem war bereits die Organisationeinheit „Zentrales Dokumenten­management (ZDM)“ eingerichtet, die, neben den Aufgaben der bisherigen Poststelle und Registratur, zukünftig auch die Aufgabe der Scanstelle im BAS übernimmt.

Das rechtssichere ersetzende Scannen von bestehenden und eingehenden Papier­dokumenten bildet im BAS den Eingangskanal für die nachgelagerten Bearbeitungsprozesse in der EAB.

Herausforderungen

Innerhalb weniger Wochen mussten sowohl die fachlichen als auch technischen Anforderungen erhoben, dokumentiert und konfigurativ in der Software DXC WebScan umgesetzt werden. Auch eine Installation und Integration in die bestehende IT-Landschaft des BAS musste innerhalb dieses Zeitrahmens geplant und durchgeführt werden.

Die mit den Tätigkeiten verbundenen Aufwände und die Projektlaufzeit sind nahezu unabhängig von der Anzahl an Scan-Clients. Die Projektlaufzeit ist vielmehr durch die Qualität des Vorgehens, die frühzeitige Einbindung der benötigten Verantwortlichen und die zeitnahe Bereitstellung der benötigten Systeme beeinflusst.

Erfolgsfaktoren

Durch ein stringentes partnerschaftliches Arbeiten konnten das BAS und DXC bereits 10 Wochen nach Projektstart die Produktiv­setzung der DXC WebScan Umgebung abschließen. Dafür gab es drei wesentliche Gründe.

Durch die Verwendung der Best-Practices, basierend auf zahlreichen DXC WebScan Projekten, erfolgte die Spezifikation der fachlichen und technischen Anforderungen in einem strukturierten und zielgerichteten Projektablauf. Ergebnisse wurden in einer Standarddokumentation festgehalten und konnten schnell umgesetzt und getestet werden.

Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für einzelne Arbeitspakete wurden innerhalb des Standardvorgehens frühzeitig besprochen und ermöglichten eine vorausschauende Einbindung der notwendigen Experten sowohl auf Seiten des Kunden als auch auf Seiten des DXC WebScan-Teams.

Zudem war das Projekt stets geprägt durch eine offene und ehrliche Zusammenarbeit zwischen BAS und DXC. Das Wissen, die Stärken und die Zuverlässigkeit der Projekt­beteiligten beider Seiten führte zu einer gegenseitigen Anerkennung. Das Erreichen des Projektziels stand jederzeit im Fokus des Handelns.