Dies ist ein DXC WebScan Bericht des Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg Projektziel Nachdem im März 2017 der Ministerrat des Landes Baden-Württemberg beschlossen hatte, die landeseinheitliche E-Akte auszurollen, wurde das Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg mit der Spezifikation, Beschaffung und Einführung der neuen Softwarelösung betraut. Dies bezuschlagte im Jahr 2018 ein Konsortium aus PDV GmbH als Generalunternehmer und DXC Technology, die bis 2025 gemeinsam eine Gesamtlösung bestehend aus E-Akte-System der PDV GmbH und DXC WebScan ausrollen sollen. Die Umstellung in ein medienbruchfreies digitales Arbeiten für insgesamt 55.000 Nutzerinnen und Nutzer in 183 Landesbehörden führen PDV und DXC zu gleichen Anteilen durch. Umsetzung Bedingt durch einen straffen Zeitplan und die hohe Anzahl an Behörden und damit verbundenen Interessensvertretungen, wurde die Standardisierung der landesweiten Lösung und die Nutzerakzeptanz in den Mittelpunkt des Projekts gestellt. Eine Gruppe ausgewählter Pilotbehörden definierte zunächst einen Landesstandard, in der die umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten der VIS-Suite der PDV GmbH und der DXC WebScan-Software auf ein landesspezifisches Optimum ausgerichtet wurden. Dieser Landesstandard, genannt "E-Akte BW", ermöglicht es allen Behörden im Rollout zügig an den Erfolg der Pilotbehörden anzuschließen. 3 Mio. gescannte Seiten pro Jahr 300 Scan-Clients 130 Standorte 10 Serverknoten geclustert Signierung mittels Kartenleser Siegelung über zentralen Server Projektkontext Das mit dem ressortübergreifenden Projekt betraute Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg richtete zunächst die "Stabsstelle E-Akte BW" (StEA) als zentrales Steuerungs- und Entscheidungsgremium ein. Zu den Aufgaben der StEA gehört maßgeblich die Organisation, Lenkung und Umsetzung des Rollouts für 25.000 Nutzerinnen und Nutzer in den 166 Landesbehörden der Verwaltung, zuzüglich der 30.000 Nutzerinnen und Nutzer in den 17 Dienststellen und Einrichtungen der Polizei. Herausforderungen Die Komplexität des Projekts baut hierbei auf drei Herausforderungen auf. Zum einen mussten durchschnittlich mehr als 26 Landesbehörden pro Jahr mit der neuen Softwarelösung ausgestattet werden. In diese mussten Bestandsdaten migriert und die Altsysteme außer Dienst gestellt werden. Dieser straffe Zeitplan kann nur durch eine enge, zuverlässige Planung und zielgerichtete Organisation sichergestellt werden. Zum anderen galt es, die insgesamt 55.000 Nutzerinnen und Nutzer aus teils sehr unterschiedlichen Behörden und Fachrichtungen bei der Transformation zu begleiten. Hierbei war eine frühzeitige, klare Kommunikation genauso wichtig wie ein ausgereiftes Schulungskonzept. Schließlich musste auch im Falle von Anforderungsänderungen oder Lastspitzen ein stabiler IT-Betrieb sichergestellt werden. Das Thema Ausfallsicherheit gewann mit jeder ausgerollten Behörde weiter an Bedeutung. Erfolgsfaktoren Maßgeblich für den Erfolg des Projektes war das von der StEA gesteuerte Veränderungsmanagement, das einerseits die Stärken der eingesetzten Softwareprodukte nutzte und andererseits die Standardisierung der Landeslösung vorantrieb. Zunächst wurden sieben repräsentative Pilotbehörden mit 850 Pilotnutzerinnen und -nutzern involviert, auf deren Fachkenntnis die Arbeitsprozesse vereinheitlicht, mit der Praxiserfahrung der Dienstleister ergänzt und in der PDV VIS-Suite und DXC WebScan konfiguriert wurden. Auch für zukünftige Änderungswünsche, die sich im weiteren Produktlebenszyklus ergeben können, wurden Prozesse etabliert, in denen jeder Änderungswunsch zunächst auf die Einhaltung des Landesstandards geprüft wird. Nur wenn eine Erfüllbarkeit der Anforderung nicht innerhalb der bereits beschlossenen Landesstandards möglich ist und zudem betriebstechnisch keine Einwände erfolgen, wird eine Anpassung und damit kontinuierliche Weiterentwicklung des Landesstandards vorgenommen. Auf Basis des definierten Landesstandards wurde ebenfalls ein mehrstufiges Schulungskonzept bestehend aus Schulungen, E-Learning-Modulen und klassischen Schulungsunterlagen entwickelt. Auch dieses befindet sich in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, mit dem Rückmeldungen der einzelnen Rollout-Behörden aufgenommen werden. Das so etablierte und standardisierte Vorgehen ermöglicht einen hocheffizienten Rollout in dem zeitweise zwanzig Behörden parallel transformiert werden. Mehr Informationen zu DXC WebScan